Redaktionsplanung in SharePoint und Teams.
Das D'AI Redaktionstool plant Themen, Stories und Beiträge dort, wo Ihre Inhalte ohnehin entstehen: in Microsoft 365. Ideen kommen aus dem ganzen Haus, Freigaben laufen nachvollziehbar, veröffentlicht wird ins Intranet und in Ihre Kanäle – und was dort passiert, kommt an den Beitrag zurück.
Es fehlt selten an Themen. Es fehlt an einem gemeinsamen Stand darüber, was gilt.
Der Plan liegt in einer Tabelle, der aktuelle Stand in einem Chat, die Verschiebung in einem Gespräch auf dem Flur. Wer nicht dabei war, plant mit veralteten Annahmen weiter.
Freigaben laufen per E-Mail. Wer wartet, sieht nicht, worauf. Wer ablehnt, schreibt den Grund in eine Antwortmail, die im Verlauf verschwindet – und zwei Wochen später fragt jemand erneut.
Nach dem Veröffentlichen endet die Spur. Reaktionen stehen im Kanal, der Plan weiß nichts davon – und die nächste Planung beginnt wieder ohne Erfahrungswerte.
Das Redaktionstool ist kein Mandant in unserem System, sondern eine Anwendung, die in Ihrem Microsoft-365-Tenant eingerichtet und für Ihr Haus ausgeprägt wird. Der Plan liegt in Ihren SharePoint-Listen, die Rechte in Ihren Gruppen, die Veröffentlichung geht in Ihr Intranet. Kein neuer Vertrag über eine weitere Software, keine zweite Nutzerverwaltung.
| Planungstool als Cloud-Dienst | D'AI Redaktionstool in Ihrem Tenant | |
|---|---|---|
| Wo der Plan liegt | Beim Anbieter | In Ihren SharePoint-Listen |
| Konten | Eigene Nutzerverwaltung, zweites Login | Vorhandene Microsoft-Konten, Anmeldung per SSO |
| Lizenz je Person | Pro Sitzplatz – auch für Mitlesende und Freigebende | Keine zusätzliche Nutzerlizenz |
| Weg ins Intranet | Export, Copy & Paste oder Schnittstellenprojekt | Direkt: die Seite entsteht aus dem Beitrag |
| Bilder | Eigene Mediathek, dritter Ort | Aus Ihrem DAM, mit Rechtestand |
| Anpassung | Konfiguration im Rahmen des Produkts | Felder, Formulare, Freigabewege und Ziele je Haus |
| Ausstieg | Export beantragen | Daten liegen schon bei Ihnen |
Speicher, Versionierung, Aufbewahrung, Protokoll und Backup kommen von Microsoft 365. Es kommt kein weiteres System ins Haus, das beschafft, geprüft, betrieben und irgendwann wieder abgelöst werden muss.
Gerade Freigaben scheitern an Zugängen: Die Bereichsleitung soll zustimmen, hat aber kein Konto im Planungstool. Hier hat sie längst eines – und arbeitet in SharePoint oder in Teams, wo sie ohnehin ist.
Ihre Handlungsfelder und Themen, Ihre Kanäle, Ihre Freigabestufen, Ihre Zusatzfelder je Ebene und ein eigenes Ideenformular je Anlass – vorbelegt auf Zielthema und Kanal. Das ist Einrichtung, kein Programmieren.
Ein zusätzliches Veröffentlichungsziel, ein eigener Prozess, eine Auswertung: Was fehlt, wird für Sie gebaut und läuft in Ihrer Instanz – statt in der Roadmap eines fremden Produktteams zu landen.
Ehrlich dazugesagt: Für den Versand in Netze außerhalb von Microsoft 365 und für die Erinnerungs-Mails läuft ein kleiner Dienst auf unseren Servern in Deutschland. Alles andere bleibt in Ihrem Tenant.
Die Einstiegsansicht zeigt nicht alles, sondern das, was heute eine Entscheidung braucht: überfällige Beiträge mit dem Vorschlag, sie zu verschieben oder weiterzuziehen; Freigaben, die auf jemanden warten – mit Namen und seit wann; die eigenen Aufgaben; neue Ideen im Eingangskorb. Alles andere bleibt einen Klick entfernt.
Diese Ansicht ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug, das den Plan abbildet, und einem, das ihn bewegt: Jede Karte trägt die Aktion, die sie auslöst – „später auf Donnerstag", „in Bearbeitung", „zur Freigabe" – statt nur einen Status anzuzeigen.
Ein Redaktionsplan aus Datumszeilen sagt, wann etwas erscheint. Er sagt nicht, worauf es einzahlt. Deshalb hängt hier alles an vier Ebenen.
Die oberste Ebene Ihrer Kommunikationsstrategie – etwa Arbeitgeber, Nachhaltigkeit, Produkt, Standort. Alles darunter zahlt darauf ein, und jede Auswertung beginnt hier.
Das dauerhafte Anliegen innerhalb eines Handlungsfeldes. Themen leben länger als einzelne Beiträge und sammeln, was über Monate dazugehört.
Der konkrete Erzählstrang mit Kernbotschaft, Zeitraum, Priorität und Verantwortlichen. Eine Story kann an mehreren Themen hängen, ohne doppelt gezählt zu werden – die Verknüpfung ist sichtbar, nicht kopiert.
Die einzelne Ausspielung auf einem Kanal, mit Termin, Format, Inhalt, Bild, Aufgaben und Freigabe. Wird dieselbe Story zusätzlich woanders gespielt, entsteht ein verknüpfter Zweitverwertungs-Beitrag – damit der Plan die Wirklichkeit zeigt und nicht eine Vereinfachung.
Dazu kommen Kampagnen und Anlässe als Klammern über die Struktur, Kosten je Beitrag, Personen und Rollen sowie frei definierbare Zusatzfelder je Ebene – für alles, was Ihr Haus zusätzlich erfassen muss und kein anderes Haus braucht.
Dieselben Daten, vier Blickwinkel – niemand muss in eine fremde Sicht wechseln, um die eigene Frage zu beantworten.
| Ansicht | Beantwortet | Besonderheit |
|---|---|---|
| Heute | Was braucht jetzt eine Entscheidung? | Karten mit Sofort-Aktion, Ablehnungsgründe im Klartext |
| Plan | Wie hängt alles zusammen? | Hierarchie mit Kennzahlen je Ebene, Suche und Filter über alles |
| Board | Wo hakt es? | Spalten je Status, Verzugsbalken gegen den eigenen Termin, Bündelung nach Botschaft oder Ausspielung |
| Kalender | Wie voll ist welche Woche? | Monatsansicht mit Kanalfarben, Verschieben per Auswahl |
Die besten Themen entstehen selten in der Redaktion. Sie entstehen im Vertrieb, in der Ausbildung, im Werk – und scheitern daran, dass niemand weiß, wohin damit. Das Redaktionstool bringt dafür ein Formular mit, das pro Anlass eingerichtet wird: Themenmeldung, Presseanfrage, Interview-Freigabe, Anfrage an die Geschäftsführung.
Freigabe ist der Punkt, an dem Redaktionsplanung entweder verbindlich wird oder in E-Mail-Verläufen verschwindet.
Ein Prozess kann mehrere Stufen haben – Fachbereich, Kommunikation, Rechtsabteilung. Jede Stufe hat Zuständige und eine Frist; wer wartet, sieht auf wen und seit wann.
Offene Freigaben und nahende Termine melden sich per Mail, ohne dass jemand hinterherlaufen muss. Der Stand bleibt dabei im Tool, nicht im Postfach.
Wird abgelehnt, steht der Grund als Zitat am Beitrag – sichtbar in der Tagesansicht und in der Liste. Niemand muss rekonstruieren, warum etwas liegen blieb.
Weicht der Inhalt vom freigegebenen Stand ab, warnt das System, bevor veröffentlicht wird. Freigegeben wurde eine Fassung, nicht ein Titel.
Für Kanäle außerhalb des Hauses sind inhaltliche Freigabe und Sende-Bestätigung getrennt. Zwischen „ist gut" und „geht raus" liegt bewusst ein zweiter, expliziter Klick.
Pro Ziel einstellbar: Bestätigen muss eine andere Person als die, die gestartet hat. In kleinen Teams schaltbar – sonst wäre eine Ein-Personen-Redaktion handlungsunfähig.
Der freigegebene Beitrag wird zum Auftrag – und der Auftrag erzeugt die tatsächliche Ausspielung. Kein Umkopieren, kein zweites Erfassen, kein „ich stelle es nachher noch ein".
| Ziel | Was entsteht | Besonderheit |
|---|---|---|
| Intranet-News | Echte SharePoint-Seite | Mehrspaltiges Layout aus dem Baukasten, Titelbild, Kurzbeschreibung |
| Intranet-Termine | Eintrag in der Ereignisliste | Ort, Anfang und Ende in der richtigen Zeitzone, ganztägig möglich |
| Planner | Aufgaben im Plan | Spiegelung der Beitrags-Aufgaben, erledigte werden nur gestempelt |
| Viva Engage | Beitrag in der Community | Reaktionen laufen als Resonanz zurück an den Beitrag |
| LinkedIn, Mastodon, Bluesky | Post im jeweiligen Netz | Je Kanal einzeln freischaltbar, Versand nur nach Zwei-Schritt-Bestätigung |
Text- und Bildblöcke werden im Beitrag zu ein-, zwei- oder dreispaltigen Abschnitten zusammengesetzt und beim Veröffentlichen als echtes SharePoint-Layout erzeugt – nicht als Textblock mit angehängten Bildern.
Motive werden direkt aus dem D'AI DAM gewählt. Rechte, Lizenzstand und Verschlagwortung stehen dabei schon fest – kein Download-Upload-Umweg, keine verwaisten Kopien.
Dieselbe Story auf einem zweiten Kanal wird ein verknüpfter Beitrag mit eigener Freigabe – inklusive Verweis auf das Original und übernommenem Termin, Bild und Autor.
Jeder ausgehende Auftrag wird protokolliert und gemeldet. Ein Ziel, das nicht aktiv geschaltet ist, wird abgelehnt – im Zweifel passiert nichts, statt versehentlich etwas.
Klassische Redaktionsplanung endet beim Veröffentlichen. Hier läuft die Resonanz zurück an den Beitrag – Reaktionen und Kommentare stehen an derselben Karte, an der auch die nächste Ausspielung geplant wird. Das ist keine Analytics-Suite, sondern der kurze Weg: Wirkung dort, wo die nächste Entscheidung fällt.
Wo tiefergehende Auswertung, Themen-Entdeckung und Analytik gefragt sind, spielt das Redaktionstool mit dem Communication Intelligence System zusammen: Struktur und Vokabular werden geteilt, die Auswertung läuft dort, die Planung bleibt in Microsoft 365.
Alles liegt in SharePoint-Listen Ihres Tenants – auswertbar, sicherbar, auch ohne uns lesbar. Berechtigungen kommen aus Ihren SharePoint-Gruppen, die Anmeldung über Entra ID.
Bestände aus vorhandenen Planungswerkzeugen ziehen per Export-Datei mit – samt Struktur, Kanälen, Status und Terminen. Die Hierarchie wächst additiv, Vorhandenes wird wiederverwendet statt überschrieben.
Kanäle, Schlagworte, Standorte und Zielgruppen liegen im SharePoint Term Store – dasselbe Vokabular nutzen Intranet, DAM und Auswertung. Keine drei Wahrheiten für denselben Begriff.
Als Registerkarte in Microsoft Teams eingebunden, mit eigener Oberfläche für kleine Bildschirme – für alle, die unterwegs sichten und freigeben statt zu schreiben.
Kein Social-Media-Monitoring und keine Analytics-Suite – es misst Resonanz dort, wo veröffentlicht wurde, mehr nicht. Kein Ersatz für ein DAM: Bilder kommen aus dem Bildarchiv. Und kein Werkzeug, das eine fehlende Strategie ersetzt – die Struktur aus Handlungsfeldern und Themen setzt voraus, dass diese Fragen beantwortet sind. Wir helfen dabei, aber das ist Beratung, nicht Software.
Beides – und das ist Absicht. Der Kern ist ein gepflegtes Produkt mit Releases und Tests; die Ausprägung ist Ihre: Ihre Handlungsfelder, Kanäle, Zusatzfelder, Formulare, Freigabestufen und Veröffentlichungsziele. Wo etwas fehlt, wird es ergänzt und läuft in Ihrer Instanz – nicht in einer Roadmap, über die ein fremdes Produktteam entscheidet.
In der Struktur kaum – Handlungsfeld, Thema, Story, Beitrag, Ideenformulare, Freigaben und Kanäle sind bewusst nah an dem, was Redaktionen kennen. Der Unterschied liegt daneben: Es läuft in Ihrem Tenant, es veröffentlicht direkt in Ihr Intranet, es holt Bilder aus Ihrem DAM, und die Daten bleiben in Ihren SharePoint-Listen.
Ja. Interne Formulare laufen als SharePoint-Seite mit Anmeldung, externe über einen Link ohne Konto. Der Link ist der Zugangsschlüssel – er gehört entsprechend behandelt und lässt sich jederzeit ersetzen.
Dann wird der Auftrag abgelehnt und protokolliert – nicht stillschweigend verworfen und erst recht nicht doch gesendet. Kanäle werden einzeln scharfgeschaltet, damit ein Test nie in einer echten Community landet.
Keine Lizenz je Kopf. Vorausgesetzt sind Microsoft-365-Konten und eine SharePoint-Site. Für den Versand in externe Netze und die Erinnerungs-Mails kommt ein kleiner Serverdienst dazu, den wir betreiben.
Es ist für Kommunikationsabteilungen gebaut, nicht für Einzelpersonen und nicht für Konzernredaktionen mit hunderten gleichzeitigen Bearbeitern. Im Pilotbetrieb laufen mehrere hundert Beiträge über eine zweistellige Zahl an Beteiligten – das ist die Größenordnung, für die es gedacht ist.
Die Einrichtung einer Site samt Listen, Formularen und Zielen ist eine Sache von Tagen. Länger dauert die inhaltliche Arbeit davor: Handlungsfelder und Themen festlegen, Kanäle definieren, Freigabewege klären. Genau dafür ist der Beratungsteil da.
In einer Demo gehen wir Ihren echten Ablauf durch: von der gemeldeten Idee über die Freigabe bis zur veröffentlichten Intranet-News – in Ihrem Tenant oder in unserer Demo-Umgebung.
Redaktionstool und D'AI DAM greifen ineinander: geplante Beiträge holen ihre Bilder direkt aus dem Bildarchiv – inklusive Rechtestand.
